La gestion des ressources humaines est une question épineuse pour les PME notamment avec les nombreuses règlementations qui rendent cette tâche plus complexe au quotidien. Afin d’aider les entreprises de petite taille à se conformer à la législation tout en assurant une continuité de leur activité, l’utilisation des bons outils RH s’avère d’une importance capitale. De toute évidence, les PME ont aussi besoin d’avoir recours aux bons leviers pour optimiser la gestion des notes de frais.

Établir les règles des notes de frais au sein d’une entreprise

Dans toute entreprise, la gestion des notes de frais est une tâche quasi incontournable. Elle peut rapidement devenir un véritable cauchemar si l’on ne prend pas le temps de bien déterminer les règles qui vont régir cette tâche répétitive et chronophage.

Informer sur les limites par salarié

Quelques règles de base doivent donc être mises en place dans l’entreprise afin de contrôler l’ensemble de ces dépenses, à commencer par l’information systématique et obligatoire des droits de chaque salarié afin de leur permettre de suivre la cadence. En entreprise, les 3 volets qui sont généralement concernés par les notes de frais sont les repas, le carburant ou le véhicule de fonction.

  • Les frais de repas : ils sont généralement pris en charge notamment dans le cadre des repas d’affaires et ils sont limités au montant ou au nombre de titres restaurant par mois.
  • Les frais « véhicule » : le nombre de kilomètres effectué par mois est limité par l’entreprise
  • Les frais de carburant : la quantité de carburant auquel un salarié a droit par mois est limitée.

Ces limites sont instaurées afin d’éviter les abus. On peut retrouver également des limites appliquées à d’autres types de frais comme l’hébergement lors des déplacements à l’étranger ou l’abonnement téléphone/internet.

Réduire les notes de frais

Faire la chasse aux dépenses superflues est plus que jamais nécessaire pour rester compétitif.

Récupération de TVA

Le premier levier pour la réduction des notes de frais concerne la TVA. La plupart des entreprises la négligent parce qu’elle nécessite un traitement complexe sur de multiples factures avec de petits montants. Pourtant, la récupération de la TVA est une tâche qui peut être facilitée en automatisant la saisie et le calcul sur des solutions RH de gestion de note de frais.

Régulation de la part patronale des titres restaurants en trop

Ce procédé permet de maîtriser les dépenses des collaborateurs par le biais des titres restaurants qui ne peuvent être attribués qu’une fois par jour de travail et à condition que le repas soit pris durant les horaires de travail journalier.

Contrôler les notes de frais des collaborateurs

La réduction significative des notes de frais passe par un contrôle rigoureux des justificatifs. Plus les formulaires de remboursement de frais sont détaillés, plus il est facile de signaler les abus et de prendre les mesures nécessaires.

Ces actions fastidieuses sont heureusement facilitées par des solutions RH sur mesure.

La dématérialisation des notes de frais

Le contrôle accru des notes de frais engagés par le personnel représente du temps et de l’énergie considérable. Pour faciliter le quotidien des PME, des solutions intelligentes online permettent d’éliminer les étapes fastidieuses comme l’archivage des justificatifs ou encore le calcul de la TVA.

Un logiciel unique pour la gestion des notes de frais permet également d’automatiser le processus et d’éviter les erreurs inévitables avec des ressources internes par exemple la double saisie d’une dépense.

Le point fort de cette gestion de notes de frais dématérialisée est de permettre la centralisation de la gestion des frais de tout type afin d’éviter aux collaborateurs de perdre du temps dans les tâches périphériques qui leur feraient perdre en efficacité.

À plus grandes échelles, une solution online facilite l’analyse des dépenses et la prise de décision grâce à des tableaux de bord interactifs qui regroupent toutes les données relatives aux dépenses des collaborateurs sur une période donnée. Des mesures d’ajustement peuvent être prises dans l’immédiat dès qu’un dysfonctionnement est détecté.

L’optimisation de la gestion des notes de frais devient un jeu d’enfant avec les outils RH online qui possèdent une multitude de fonctions : alerte, rappel de tâches, indicateurs, édition de lettre ou de rapport, checklists, etc..

Les solutions RH online sont des logiciels de gestion avec plusieurs types d’abonnement au choix. Elles bénéficient donc d’une mise à jour régulière et rapide grâce à une veille juridique, comptable et fiscale effectuée par son backoffice.

Si vous souhaitez optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise, il vous faut choisir un outil RH performant vous permettant de gagner du temps. La dématérialisation des notes de frais est une solution économique, pratique et surtout très efficace pour activer les leviers qui vont réduire les dépenses engagées par les collaborateurs de l’entreprise. Adopter cette solution intelligente, vous permet de ne plus faire l’impasse sur des tâches harassantes qui, à terme, vont vous faire économiser.