En tant qu’entreprise, vous transmettez des informations tous les jours, que ce soit à l’interne ou à l’externe. Vos supports de communication communiquent pour vous, et ce même si vous n’avez pas réfléchi à une stratégie. C’est dans cette idée, qu’il est très important de réfléchir à l’expérience client le plus tôt possible. Ce paramètre pris en considération, vous permettra de valoriser votre image de marque. Découvrez dans cet article comment personnaliser l’envoi de vos documents professionnels.
Personnaliser l’envoi de ses documents professionnels en version papier
Qu’il s’agisse de devis, factures, de dossiers de presse, de comptes-rendus ou encore de contrats, il est important de soigner la présentation. Imaginez recevoir un document qui n’était pas attendu. Si celui-ci requiert un retour de votre part ou tout autre démarche, il vaut mieux qu’il retienne votre attention. Si ce n’est pas le cas, vous allez inconsciemment considérer qu’il n’a rien d’officiel, d’urgent ou de primordial. Pour cette raison, vous allez le laisser de côté.
Dans cette optique, il est important de personnaliser vos documents professionnels. Votre objectif principal ? Captiver le lecteur dès le début. Si certaines structures ont une charte graphique qui permet de reconnaître immédiatement les supports de communication, la notion d’urgence ou d’importance peut être difficile à transmettre.
Il est possible d’utiliser un cachet de cire pour vos courriers. La personnalisation peut aussi passer par le choix du papier ou les couleurs utilisées.
Personnaliser l’envoi des documents professionnels numériques
Impossible pour nous de vous parler personnalisation de documents officiels sans évoquer le numérique. Aujourd’hui, de plus en plus de démarches se font sur internet dont l’envoi de papiers.
Plusieurs choix s’offrent à vous si vous souhaitez faire forte impression : soigner votre en-tête, ajouter des filigranes ou recourir à des modèles préconçus. Pour ce dernier point, de plus en plus d’outils vous permettent de créer en un rien de temps un document qui captivera l’attention. C’est notamment le cas de Word, de Canva mais aussi pour les plus dégourdis In Design de la Suite Adobe.
L’avantage du numérique, c’est que vous pouvez inclure du dynamisme au travers d’éléments animés. C’est une autre façon très concrète d’accrocher le regard de votre interlocuteur.
Quel est l’intérêt de personnaliser ses documents de travail ?
Nous avons déjà évoqué brièvement l’intérêt de la personnalisation, mais nous allons ici l’expliquer plus en détails.
Il faut savoir que nous recevons à longueur de temps des tonnes de supports de communication. Chez les lecteurs, la lassitude s’installe. Pour résumé, nous n’y prêtons plus attention. Faire l’effort de soigner la présentation de vos documents permet de vous démarquer et de véhiculer une forte valeur ajoutée.
Si vous attendez une réponse, c’est aussi un excellent moyen d’accroître vos chances d’avoir un retour. Nous n’en avons pas parlé jusqu’ici, mais sachez aussi que la personnalisation peut simplement passer par les mots employés. Dans le cas où vous vous adressez directement à votre interlocuteur en indiquant son prénom, c’est tout de suite plus engageant. La personne a envie de vous lire et se sent vraiment concernée.
