Au sein d’une entreprise tous les personnels sont amenés à travailler ensemble sur un même document. Pour rendre cela plus facile, la technologie offre une multitude de possibilités visant une facilité d’accès aux données.

Parmi elles on cite la gestion électronique des données ou GED permettant aux collaborateurs de travailler sur un même fichier en même temps.

Tout savoir sur la gestion électronique des données (GED)

La coopération des collaborateurs constitue un élément indispensable à la performance et au développement d’une entreprise.

Avec l’essor en continu de la technologie, le partage est devenu plus facile grâce à la mise en place des outils collaboratifs.

La solution GED nextcloud fait partie des options les plus sollicitées. La GED ou gestion électronique des documents est conçue pour partager et classer les documents, les données et les informations.

Elle permet non seulement le stockage des fichiers, mais également une bonne organisation de ceux-ci. Elle contribue également à la sécurisation des données avec les options de droit d’accès et de mise à jour.

La GED prévoit le partage et la gestion des documents avec tous les personnels d’une entreprise ainsi qu’aux autres entités externes.

Il suffit de donner accès aux personnes concernées et elles peuvent participer à la consultation et la modification des documents.

Les fonctionnalités de la gestion électronique des données

Les membres d’une société peuvent être amenés à collaborer ensemble sur un seul et même document. Grâce à la solution GED, une co-création, une co-modification et une annotation des documents sont possibles sans avoir à dupliquer les fichiers.

En sachant que copier les documents présente des risques de création de plusieurs versions ou même d’une perte d’informations. Les documents sont également accessibles et consultables en mode déconnecté.

Si vous ne voulez pas modifier le fichier, mais juste mettre en évidence une partie, vous pouvez simplement ajouter des notes. Tous ceux qui consultent le fichier pourront ainsi voir votre commentaire et effectuer les modifications.

Le partage des données s’étend aux utilisateurs des appareils mobiles s’ils sont équipés de l’application GED. Ainsi, toutes les personnes ayant accès aux documents ont la possibilité de consulter et modifier les documents où qu’elles soient.

Si vous ne disposez pas d’un terminal mobile équipé de l’application, vous pouvez en louer. Mobile Club est l’un des prestataires que vous pouvez contacter pour cela.

Améliorer la coopération des différents services d’une entreprise grâce à la solution GED

La solution GED est devenue de plus en plus populaire et sollicitée grâce aux divers avantages qu’elle présente.

L’acquisition, la création, la modification et l’annotation des documents n’ont jamais été aussi faciles pour les collaborateurs. Ils ont également la possibilité de travailler sur un même fichier depuis leurs accès respectifs sans avoir à se déplacer.

La gestion électronique des documents permet donc un gain de temps considérable pour chacun et favorise la productivité de la firme. En somme, la GED apporte une amélioration du travail collaboratif entre les différentes entités.

La gestion électronique des documents est un véritable atout pour gérer et sécuriser les données d’une société. Elle présente ainsi une solution indispensable à la productivité et au développement de l’entreprise.